Wel omzet, maar te weinig geld op de rekening? Dit kan de reden zijn

Je hebt voldoende opdrachten en je omzet lijkt op orde. Toch staat er minder geld op je zakelijke rekening dan verwacht. Leveranciers moeten worden betaald, de btw-aangifte komt eraan en ook salarissen en vaste lasten lopen door. De oorzaak ligt niet altijd bij te weinig omzet. Bij veel mkb-ondernemers zit het probleem in facturen die te laat worden verstuurd en openstaande facturen die onvoldoende worden opgevolgd.

De betalingstermijn begint pas na verzending

Na het afronden van een opdracht ga je vaak direct door naar de volgende klant. De factuur blijft daardoor nog een paar dagen of zelfs weken liggen. De betalingstermijn begint echter pas wanneer je de factuur verstuurt. Factureer je twee weken te laat en hanteer je een betalingstermijn van dertig dagen? Dan ontvang je het geld mogelijk pas zes weken na oplevering.

Je financiert je klant voor

Voordat je een factuur verstuurt, heb je vaak al kosten gemaakt. Denk aan salarissen, materialen, ingehuurde specialisten, vervoer en software. Wanneer de klant nog niet betaalt, financier jij deze kosten tijdelijk uit je eigen middelen. Bij meerdere openstaande facturen kan het bedrag snel oplopen. Hierdoor kan een winstgevend bedrijf toch moeite krijgen om de lopende rekeningen te betalen.

Niet opvolgen zorgt voor extra vertraging

Een verstuurde factuur wordt niet altijd automatisch betaald. Soms is deze intern bij de verkeerde persoon terechtgekomen, ontbreekt een inkoopnummer of is de factuur simpelweg over het hoofd gezien. Wanneer je openstaande facturen niet controleert, ontdek je dit pas weken later. Een betaling die binnen dertig dagen binnen had kunnen zijn, blijft daardoor zestig of negentig dagen openstaan.

Je financiële overzicht wordt minder betrouwbaar

Gefactureerde omzet is niet hetzelfde als ontvangen geld. Wanneer veel facturen openstaan, lijkt je omzet gezond, terwijl je beschikbare saldo achterblijft. Dat maakt beslissingen lastiger. Je weet bijvoorbeeld niet zeker of er ruimte is voor een investering, een nieuwe medewerker of extra voorraad. Zonder goed debiteurenoverzicht stuur je op bedragen die nog niet daadwerkelijk zijn ontvangen.

Wat kun je hier zelf aan doen?

Plan iedere week een vast moment om facturen te versturen en openstaande posten te controleren. Factureer direct na oplevering en stuur kort na de vervaldatum een vriendelijke herinnering. Gebruik boekhoudsoftware voor automatische herinneringen en overweeg bij grotere opdrachten aanbetalingen of termijnfacturen. Zo hoef je niet alle kosten zelf voor te financieren.

Een accountant brengt het proces in kaart

Een accountant kan onderzoeken waarom facturen binnen jouw bedrijf te laat worden verstuurd. Misschien worden uren niet tijdig geregistreerd, werkbonnen te laat aangeleverd of projecten niet formeel afgesloten. Door deze knelpunten zichtbaar te maken, kan er een vaste en werkbare facturatieprocedure worden ingericht.

Meer structuur in het debiteurenbeheer

Een accountant kan ook een duidelijk opvolgproces opstellen. Daarin staat wanneer een herinnering wordt verstuurd, wanneer persoonlijk contact nodig is en welke stappen volgen als betaling uitblijft. Hierdoor worden openstaande bedragen consequenter opgevolgd en ben je minder afhankelijk van losse momenten waarop iemand tijd heeft voor de administratie.

Actueel inzicht in je cashflow

Door facturen, betalingen, kosten en betaaltermijnen te combineren, kan een accountant een cashflowprognose opstellen. Je ziet dan hoeveel geld je de komende weken verwacht te ontvangen en welke uitgaven eraan komen. Zo kun je financiële tekorten eerder herkennen en op tijd bijsturen.

Voorkom dat omzet blijft openstaan

Te laat factureren en onvoldoende opvolging kunnen je cashflow onnodig onder druk zetten. Met een goed ingericht proces ontvang je sneller betaald en krijg je meer grip op je financiële positie. Wil je weten waar jouw facturatieproces beter kan? Laat je administratie en openstaande posten controleren door een accountant bij jou in de buurt.